Блог об RPA-автоматизации

7 способов оптимизации процесса ввода данных, которые могут трансформировать ваш бизнес

Для бизнеса / Время чтения ~ 9 минут
Вступление
Главная цель любого бизнеса - заработать как можно больше при минимальных затратах. Сократить многие расходы можно за счет оптимизации рутинных процессов. Представьте себе сотрудника, чья работа заключается во вводе различных данных и заполнении форм на компьютере или вручную. Это именно тот тип задач, которые можно легко упростить с помощью автоматизации.

Однако это не единственный способ преобразовать ваш бизнес. Чтобы обеспечить эффективный ввод данных, вы можете воспользоваться и другими советами по оптимизации, о которых мы расскажем в статье.

Что такое ввод данных

Ввод данных — это процесс внесения определенного типа информации в желаемую систему. Задачи ввода данных обычно выполняются операторами, тратящими бесконечные часы на регулярные повторяющиеся операции.

Например, менеджер банка открывает электронную таблицу Excel, содержащую всю информацию о клиентах, и вводит в систему данные о новом клиенте. Это может быть личная информация, кредитный рейтинг, выписка с инвестиционного или сберегательного счета, документация о любых других источниках дохода и так далее. Теперь представьте, что в филиале этого банка ежедневно появляется 20 новых клиентов.

Такая простая задача, как ввод данных вручную, может занять до 3 часов. Вот почему компании часто передают процессы ручного ввода данных на аутсорсинг или внедряют программное обеспечение для автоматизации этого процесса.


    7 советов по оптимизации ввода данных

    Что делать, если вы не хотите или не имеете возможности передавать процессы ввода данных на аутсорсинг?

    В этом случае мы подготовили семь советов по оптимизации процессов ввода данных для вашего бизнеса.

      1. Используйте методы проверки данных

      Вы можете использовать принцип двойного ввода, чтобы убедиться в правильности ваших данных. При таком подходе два сотрудника параллельно работают над расшифровкой и в конце сравнивают результаты. Несмотря на то, что двойная проверка занимает больше времени, она позволяет обнаружить любые несоответствия данных.

      Еще один интересный метод проверки используется при передаче данных в числовом формате. Например, в номерах банковских счетов используется контрольный номер. Представьте, что у вас есть номер счета клиента в вашей системе. Контрольный номер уже существует в системе, и компьютер его знает.

      Для номера 85202 контрольное число равно 8. Когда система складывает цифры, она получает сумму 17 (8+5+2+0+2). Затем система складывает цифры нового числа: 1+7=8. Полученное число называется контрольным. Система запоминает его на случай каких-либо опечаток в будущем. Давайте разберем такой случай подробнее.

      Что произойдет, если ваш сотрудник случайно добавит 6 в конец номера и введет 852026 вместо 85202? В этом случае сумма будет равна 23, а контрольное число - 5 (23=2+3=5). Система выполнит обратный расчет, и если старый номер (8) не совпадет с новым номером (5), номер будет помечен как ложный, и ваш оператор увидит уведомление.


      Однако у этого подхода есть серьезный недостаток: если вы поменяете цифры местами, числа не будут одинаковыми, но их сумма не изменится. Представьте, что ваш оператор вводит 20258 (обратный 85202). Контрольный номер остается тем же, но номер другой. Поэтому банки и крупные компании обычно используют более сложные подходы для решения таких проблем.

        2. Обратите внимание на распространенные ошибки ввода данных

        Поиск и исправление ошибок является неотъемлемой частью работы с данными. В основном существует четыре типа ошибок:

        • Неверная запись. Ошибка возникает, если данные изначально были записаны неправильно.
        • Вставка. Ошибка возникает при появлении дополнительного символа. Например: 53,247 → 523,247.
        • Удаление. Еще одна ошибка, связанная с количеством символов. Это происходит, когда теряется один или несколько символов. Например: 53,247 → 5,327.
        • Смена мест. Эта ошибка может возникнуть, если человек, вводящий данные, перепутает символы. Например: 53,247 → 52,437.

        Ошибки при написании дат очень распространены, и еще чаще они встречаются при столкновении различных стандартов, таких как американский (месяц/день/год) и европейский (день /месяц/год). Иногда ошибка очевидна (23 марта: 3/25), а в некоторых случаях она может быть совершенно незаметной (например, 3 апреля: 3/5 или 5/3?).

        В некоторых отраслях могут быть свои специфические ошибки. Вы можете создать контрольный список распространенных ошибок для вашего бизнеса, проанализировав свои предыдущие данные или данные ваших конкурентов. Например, вы можете использовать интеллектуальные формы для защиты пользователя от ошибок. Система автоматически будет подсчитывать количество символов, проверять поле электронной почты и вставлять код страны в поле номер телефона. Вы также можете использовать выпадающие списки, чтобы свести к минимуму риск любой опечатки.

          3. Повысьте стандарты обработки данных

          Самым безопасным и простым решением проблем, связанных с данными, является стандартизация как можно большего числа рабочих этапов и подготовка к вводу данных. Стандартизация критериев, таких как точность, согласованность и взаимосвязанность, помогает повысить скорость ввода данных:

          • Точность. Все данные должны быть точными, а любые ошибки зафиксированы. Например, если вы производитель кондиционеров, точная температура - это хорошие данные, в то время как даже небольшие неточности могут повлиять на ваш бизнес: представьте, если бы целая партия кондиционеров имела неправильные настройки.
          • Взаимосвязанность. У вас всегда должна быть возможность связать данные между собой. Например, информация о клиенте, включающая адрес, контактные данные и платежную информацию, должна быть связана с номером заказа.
          • Согласованность. Если записи противоречат друг другу, это указывает на то, что где-то произошла ошибка. Например, если адрес клиента указан в двух отдельных базах данных, они должны совпадать. В противном случае вы должны определить, какой источник является надежным, и игнорировать остальные, пока ошибки не будут исправлены.
          Основная идея стандартизации процесса ввода данных заключается в том, чтобы установить конкретную, повторяемую процедуру, которой должны будут следовать ваши сотрудники. Вы можете использовать бумажные контрольные списки, групповые собрания или программное обеспечение для автоматизации. Например, отличный способ поднять ваши стандарты данных на новый уровень - использовать выпадающие списки, отчеты об ошибках и короткие опросы ваших сотрудников.
            4. Профилирование ввода данных

            Профилирование данных является одним из наиболее распространенных методов проверки качества данных вручную.

            Оно выполняется автоматически в соответствии с предварительно настроенным сценарием, основанном на анализе структуры данных. Система проверяет данные на соответствие заданным ограничениям и решает, проходят они проверку или нет.

            Например, типичной проблемой при вводе числовых значений является неправильное использование разделителей целых частей, дробных частей и групп битов. В целой или дробной части разделитель может отображаться в виде запятой или точки, а разделитель битовых групп может отображаться в виде пробела или пропуска.

            Вы можете написать одно и то же число несколькими различными способами: 2 300 000,00, 2300 000,00 или 2 300 000,00. Если разделители используются неправильно, система может распознать значение как строку, что приведет к неправильным выводам. Поэтому одной из задач профилирования является проверка и исправление форматов представления чисел в системе.
              5. Ограничьте ввод данных

              Многие компании работают с массивными базами данных: иногда это необходимо, но в других случаях можно сократить ненужную работу и сосредоточиться на качестве. Если вы имеете дело с большим объемом данных, вам следует подумать о том, вводить ли их все или расставлять приоритеты.

              Представьте, что вы розничный торговец. Ваша база данных может содержать данные о ценах, отзывы клиентов, тенденции поиска потребителей, результаты поисковых систем и многое другое. Если вы ориентируетесь на новую базу данных производителей для улучшения цепочки поставок, возможно, вы можете пропустить данные, связанные с клиентами, и больше сосредоточиться на ценах и условиях, предлагаемых вашими партнерами.

              Конечно, вы всегда можете нанять больше специалистов по вводу данных, если вам нужно ввести всю информацию. Однако есть по крайней мере две причины избегать дополнительного найма:
              • Увеличение числа сотрудников приведет к увеличению затрат на бизнес.
              • Наем может снизить качество базы данных: если процессы обработки данных не оптимизированы, это может увеличить количество ошибок и нанести ущерб вашей компании. Например, если вы не используете отчеты об ошибках для ручного ввода данных.

              С другой стороны, автоматизация обработки данных сокращает количество ошибок и часов, потраченных на монотонную работу. Автоматизация ввода данных также позволяет предприятиям снизить операционные расходы, поскольку люди могут сосредоточиться на более практических видах деятельности, где они будут более продуктивными и выполнят больше задач без сверхурочной работы.

                6. Расставьте приоритеты в данных

                Адаптируя знаменитый принцип Парето для ввода данных, мы получаем следующую формулировку: "Сосредоточьте свои усилия на 20% наиболее важной информации, которая стоит 80% вашего внимания". Другими словами, если работа с большим количеством данных неизбежна, потратьте большую часть своего времени на ввод качественной информации, в которой вы уверены, и только затем вводите остальную менее качественную информацию.

                Однако этот совет подходит не для всех отраслей промышленности. Например, если вы работаете в медицине, вы не можете разделить информацию о пациентах на более или менее важную: вы должны относиться ко всем пациентам с одинаковым уровнем заботы. В этом случае вам подойдет автоматизация ввода данных и проверка информации вручную.
                  7. Рассмотрите программное обеспечение для автоматизации ввода данных

                  Ручной ввод данных - дорогостоящий и трудоемкий процесс. Качество ввода данных в значительной степени зависит от физического и психического состояния сотрудника: ваш специалист по вводу данных может быть уставшим, демотивированным, невнимательным и так далее. Чтобы минимизировать влияние человеческого фактора на ваш бизнес, вы можете использовать специальное программное обеспечение для автоматизации ввода данных.

                  Программное обеспечение для оптимизации ввода данных основано на технологиях, называемых автоматизацией роботизированных процессов (RPA) и оптическим распознаванием символов (OCR), которые позволяют быстро передавать информацию из отсканированных документов в вашу корпоративную систему. Например, вы можете использовать RPA для настройки автоматических отчетов об ошибках.
                    Заключение
                    Представляем вам платформу ElectroNeek. ElectroNeek - это комплексная интеллектуальная платформа автоматизации, которая позволяет бизнес-пользователям, не имеющим предшествующих IT-навыков, открывать возможности автоматизации и создавать программных роботов для автоматизации повторяющихся задач. Таким образом, сотрудники всех отделов могут автоматизировать задачи и процессы ввода данных, а также другие повторяющиеся операции с данными, основанные на конкретных правилах. Это позволяет им сосредоточиться на задачах, более ориентированных на получение дохода.

                    Используя электронные средства для автоматизации рутинных и повторяющихся процессов, связанных с ручным вводом данных, предприятия могут сделать рабочий процесс более экономным и одновременно с этим помочь людям оставаться мотивированными и продуктивными.

                    Если вы все еще сомневаетесь о внедрении RPA в своей организации, получите бесплатную индивидуальную консультацию с нашими экспертами, и вы увидите результаты в течение первой недели.

                    Не стесняйтесь исследовать функциональность ботов RPA платформы ElectroNeek, самого доступного и простого в использовании решения на рынке. Свяжитесь с командой Системы и Сети, бронзовым партнером ElectroNeek, чтобы узнать больше об автоматизации процессов ввода данных и получить первые ощутимые результаты за несколько недель.
                    Кристина Малова,
                    директор RPA-направления
                    Системы и Сети
                    Нажимая кнопку, Вы соглашаетесь с политикой компании в области обработки персональных данных.
                    ГОТОВЫ К ТРАНСФОРМАЦИИ ВАШЕГО БИЗНЕСА И ПРОРЫВНОМУ РОСТУ С ПОМОЩЬЮ RPA?
                    Мичуринский пр-т д.11, г. Москва
                    © 2021 Системы и Сети