RPA в продажах: 6 примеров автоматизации отдела продаж

«Продай мне эту ручку». Этот классический подход, вероятно, не будет работать для вашей команды продаж, если она не достаточно времени тратит на сами продажи. Статистика мрачная: в среднем торговые представители тратят всего 34% своего рабочего времени на продажи, в то время как менее ценные, но рутинные административные задачи занимают большую часть времени. Это было бы не так, если бы предприятия уделяли больше внимания автоматизации процессов продаж.

В этой статье мы поможем владельцам бизнеса, которые не всегда успевают идти в ногу с постоянно меняющимся технологическим миром, узнать, какие огромные возможности дает RPA - автоматизация в продажах . Мы также обсудим области применения роботизированной автоматизации процессов (RPA) в отделах продаж, расскажем о ее преимуществах и продемонстрируем шесть примеров использования RPA в продаж.

Поскольку мы используем термин RPA на протяжении всей статьи, давайте начнем с определения. Роботизированная автоматизация процессов, или RPA, - это технология, имитирующая действия человека в компьютерных системах с помощью ботов. RPA-боты - это алгоритмы, которые «учатся» выполнять определенные действия, в основном обычные, повторяющиеся, основанные на правилах задачи, которые, как правило, требуют слишком много времени при выполнении вручную.

Характер задач, описанных выше, вряд ли входит в приоритетные направления, с которыми должна быть связана команда продаж. Однако реальность немного отличается. Усиление конкуренции на рынке и цифровизация вынуждают менеджеров по продажам внимательнее относиться к потребностям клиентов и структурировать работу с ними с помощью ведения информации обо всех взаимодействиях в электронном виде. В результате возникают рутинные и повторяющиеся задачи, отнимающие много времени.

IT-решения, такие как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), должны взять на себя это бремя, но это не всегда возможно. В этом отношении внедрение роботизированной автоматизации процессов может иметь несколько существенных преимуществ.

RPA-боты позволяют вашей команде автоматизировать все рутинные процедуры, связанные с работой с CRM, сообщениями электронной почты, электронными таблицами и любыми продуктами SaaS. Не будет преувеличением сказать, что боты выступают как виртуальные персональные помощники, которые справляются со скучной частью работы. Это позволяет отделам продаж предоставлять наилучшие услуги, особенно в отношении проектов, требующих работы на верхних пределах.

Роботизированная автоматизация процессов предоставляет вашей команде возможность сосредоточиться на выстраивании отношений с клиентами, оставив документы ботам. Например, бот RPA собирает связанные с клиентом документы, вводит сведения о клиенте в программное обеспечение управления и планирует следующие шаги связи. Делегируя такие задачи боту, торговые представители могут сосредоточиться на высокоэффективной работе.

Отчетность является одним из важных аспектов бизнес-процесса продаж и управления командой. К сожалению, обычно её составление занимает много времени. Средства автоматизации информируют вас о ежедневной производительности ваших сотрудников, что позволяет создать надежную стратегию продаж на основе данных, основанную на реальной производительности.

Например, бот управления производительностью объединяет данные о производительности группы из нескольких источников в один главный файл и сравнивает результаты с целевыми метриками.

Привлечение новых клиентов часто основывается на пересечении маркетинга и продаж. В то время как маркетинг пошел далеко вперед с автоматизацией, производительность продаж по-прежнему зависит по большей части от человеческого фактора.

По данным McKinsey Global Institute, около трети задач по продажам могут быть автоматизированы. Минимальная доля (13%) идет на квалификацию потенциальных клиентов, где участие человека имеет решающее значение. Самая высокая доля в 50% относится к процессам управления заказами при внедрении автоматизированного создания счетов и обработки заказов клиентов.

Ниже приведены примеры высокоавтоматизированных повторяющихся задач в каждой из ключевых областей потока операций продаж.

Теперь, когда вы знаете почти все о RPA и его преимуществах для отдела продаж, давайте рассмотрим некоторые примеры того, как RPA повышает эффективность операций продаж в разных компаниях.

Вариант использования 1. Управление данными

Задача: Отдел продаж крупного оздоровительного центра ежемесячно тратит 40 до 60 часов на создание и обновление базы данных контактных данных потенциальных клиентов. База данных включает более 5000 контактов и обновляется вручную отделом продаж из различных источников. Поскольку обработка выполняется вручную, чем больше база данных, тем труднее обеспечить точность данных.

Решение: бот RPA автоматизирует процесс сбора контактных данных, выявляет недостающую контактную информацию и обновляет данные в системе CRM. Он также выполняет обход веб-страниц и других источников, чтобы найти дополнительную информацию о потенциальных клиентах (пополнение списка контактов).

Вариант использования 2. Отчётность

Задача: Руководитель отдела продаж собирает данные о производительности 13 торговых представителей на основе их активности в различных каналах продаж: телефонных звонках, электронных письмах или оффлайн-общении. Руководитель группы вводит собранные данные в систему CRM и вычисляет ежемесячные и квартальные бонусы в зависимости от индивидуальных данных каждого члена группы. Результаты представлены в виде графиков и диаграмм в ежемесячных и ежеквартальных отчетах. От сбора данных до создания отчетов процесс занимает от трех до пяти рабочих дней.

Решение: бот RPA автоматически накапливает данные из всех источников, которые содержат информацию о деятельности членов команды. После сбора данных бот вводит их в CRM-систему, где автоматически вычисляются индивидуальные бонусы. Бот также создает отчет со сравнительными диаграммами и диаграммами производительности команды и отправляет его по электронной почте заинтересованным сторонам.

Вариант использования 3: Управление контрактами и документами

Задача: В средней производственной компании обычный цикл управления договорами/контрактами, который включает подготовку документов, процедуры проверки контрагентов и согласования, подписание контракта/договора и выставление счетов, занимает до двух дней. Но когда речь идет о крупных сделках и крупных клиентах, это может занять две недели.

Решение: Бот-ассистент обеспечивает процесс автоматизации заказов клиентов и управления контрактами. Он подготавливает набор документов на основе существующих контактов CRM, выполняет фоновую проверку, пересылает документы по электронной почте с помощью виртуальных приложений управления контрактами и отмечает завершение обработки договоров в автоматизированной системе продаж.

Вариант использования 4: Поиск новых возможных сделок в базе данных

Задача: Представитель по продажам из онлайн-школы отслеживает ежедневную деятельность существующих аккаунтов, выявляя тех, кто имеет проблемы с просрочкой платежей или не смог продлить подписку. Затем он вводит данные таких клиентов в CRM-систему в качестве новой возможной сделки и инициирует последующие действия. В среднем это занимает от 15 до 30 минут в день.

Решение: Бот автоматизирует процесс проверки статусов клиентов и создания возможных сделок в CRM, а затем уведомляет менеджера отдела продаж о необходимости выполнения последующих действий.

Вариант использования 5: Обход сайтов с предложениями (лидами) и мониторинг предложений

Задача: Торговый представитель мебельной компании среднего размера тратит 15 до 30 минут на мониторинг открытых заявок и предложений на различных сайтах. Она вручную загружает файлы в систему, когда находит что-то подходящее, и инициирует обработку среди членов команды.

Решение: бот RPA выполняет обход сайтов предложений, просматривает RFP и делает уведомления при появлении соответствующих возможностей. Загрузка файлов также выполняется автоматически в указанные папки.

Вариант использования 6: Мониторинг цен конкурентов

Задача: Представитель крупной компании по продажам одежды тратит от одного до двух часов в неделю на просмотр различных веб-сайтов для отслеживания цен конкурентов. Все данные собираются в электронной таблице Excel и обновляются еженедельно.

Решение: RPA бот разработан для просмотра сайтов конкурентов и сбора ежедневных данных. Сбор и ввод данных полностью автоматизированы. Кроме того, бот уведомляет всех заинтересованных сторон о существенных изменениях в ценообразовании конкурентов.

Пусть на самом деле продают эту ручку!

Несмотря на технологические достижения, большинство торговых групп по-прежнему сталкиваются с ситуациями, когда им приходится тратить много времени на ввод данных, управление, согласование данных клиентов, обновление CRM и даже исправление ошибок персонала, связанных с заказами. RPA может взять на себя бремя нудных задач и предоставить вашей команде время на выполнение самых ценных задач: общение с клиентами и рост продаж. Это принесет рост дохода как каждому члену вашей команды на индивидуальном уровне, так и всему бизнесу.

Не стесняйтесь исследовать функциональность ботов RPA платформы ElectroNeek, самого доступного и простого в использовании решения на рынке. Свяжитесь с командой Системы и Сети, бронзовым партнером ElectroNeek, чтобы узнать больше об автоматизации процессов продаж и получить первые ощутимые результаты за несколько недель.